Les systèmes d'information, de contrôle et de régulation

Publié le par La prof de STG

Pour mener à bien leur pilotage, les dirigeants des organisations doivent mettre en place un système d'information et s'appuyer sur des critères d'évaluation divers. Ils peuvent ainsi identifier les actions correctrices et les engager.


A. Les systèmes d'information

1. Les missions des systèmes d'information :
mémoriser, traiter, distribuer et utiliser les informations nécessaires au fonctionnement de l'organisation.

2. Les moyens des systèmes d'information : l'informatique est un outil indispensable de ce système d'information. Elle est une aide pour la décision, l'organisation, la communication et l'enregistrement des transactions.

Les nouvelles technologies, grâce en bonne partie aux intranets/extranets, permettent une meilleure gestion des bases de données, de la gestion de la relation client, de la gestion des achats en ligne...

Pour les organisations publiques, l'utilisation des services publics en ligne permet de gagner du temps, de faciliter les démarches et d'avoir un accès direct aux informations, sans attente au guichet.

B. Les documents issus des systèmes d'information

1. Les documents comptables pour mesurer, contrôler et analyser les flux comptables

 CA, niveau de la trésorerie, des dettes ; informations légales, montant des salaires ; calcul de coûts, de seuil de rentabilité ; budgets, analyse des écarts... Ces documents comptables sont utiles pour :

- préparer des décisions de gestion,
- communiquer avec les partenaires extérieurs
- prendre de bonnes décisions de gestion,
- fixer des objectifs chiffrés et déterminer les moyens pour les atteindre.

Mais ces documents informatiques doivent pouvoir être « identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve ». Une procédure de validation interdisant toute modification de l'enregistrement est indispensable.

2. Les tableaux de bord

Les tableaux de bord peuvent fournir les informations pertinentes pour évaluer les activités et les résultats de l'organisation, mettre à jour les dysfonctionnements et prévoir les actions correctrices. Il s'agit essentiellement des informations sur : les délais (planning initial, planning actualisé), les coûts (coûts prévisionnels, coûts d'avancement, coûts réels), les aspects techniques, les risques (état des risques).

3. Les documents sociaux

Les entreprises sont obligées de présenter un bilan social lorsque l'effectif habituel est au moins de 300 salariés.

Le bilan social est un document synthétique qui donne une vue globale de l'entreprise à un moment « T » en regroupant sept catégories que sont : l'emploi, la rémunération, les conditions d'hygiène et de sécurité, les autres conditions de travail, la formation, les relations professionnelles et les autres conditions de vie relevant de l'entreprise.

Il peut être visualisé par l'Inspecteur du Travail.

2. Les critères d'évaluation

A. Les indicateurs de base de l'évaluation

On peut évaluer la performance des organisations à partir d'indicateurs de base comme :

la rentabilité : Revenu / Capital mis en œuvre pour l'obtenir. On peut calculer :

- la rentabilité économique : Revenu au cours d'une période donnée / Valeur du capital physique mis en œuvre pour l'obtenir,

- la rentabilité financière : Profit après paiement des intérêts et des impôts / Fonds propres ;

la productivité : Production / Moyens mis en œuvre pour l'obtenir. On peut calculer :

- la productivité du travail : Production / Quantité de travail nécessaire,
- la productivité du capital : Production / Quantité de capital fixe utilisé (équipements, machines...) ;

les coûts : coûts d'achat, de production, de revient... ;

les délais : des conditions commerciales, des stocks, de la livraison...

B. La qualité, un indicateur de performance majeur

1. L'importance de la démarche qualité


La qualité est un indicateur de performance car elle indique si les produits et les services répondent aux attentes du marché, ce qui donnera à l'organisation un avantage concurrentiel.


2. La démarche qualité dans les organisations publiques

Des mesures peuvent être prises par les services publics pour améliorer la qualité de leur relation avec les usagers, comme cela va être fait en France.


C. Les autres indicateurs d'évaluation

1. Les indicateurs de jugements des tiers

La fidélité est un indicateur de performance de l'organisation qui reflète l'attachement, sinon exclusif, du moins durable et préférentiel d'un client vers un produit, une marque, un point de vente...

La satisfaction du client est un autre indicateur de performance reflétant un état psychologique qui se ressent après l'achat et la consommation d'un produit ou d'un service. Elle reflète le niveau de réponse aux attentes du consommateur.


2. Les indicateurs sociaux et environnementaux

Certaines entreprises concernées par la loi NRE doivent remettre un rapport concernant :

- la rémunération versée aux mandataires sociaux par l'entreprise et les sociétés contrôlées ;
- la liste de l'ensemble des mandats et fonctions exercés dans toute société par chacun de ces mandataires durant l'exercice ;
- les informations sur la prise en compte de l'impact social et environnemental de l'activité.

Cependant, beaucoup de sociétés concernées par la loi NRE n'ont pas respecté la loi. Cette attitude montre un désintéressement pour le développement durable, qui peut avoir un effet néfaste au niveau de l'image et du climat social de ces entreprises.


3. Le déclenchement des actions correctrices

A. La mise en place d'un système d'évaluation

Le calcul et l'analyse des écarts entre les prévisions et les réalisations permettent d'assurer le pilotage de l'organisation. En effet, ils identifient les causes des dérapages et les actions correctrices à mettre en place de façon à améliorer les résultats futurs. L'évaluation efficace implique une analyse de l'activité et des résultats quantitatifs et qualitatifs obtenus.

B. La mise en place des actions correctrices

À la différence du contrôle, l'évaluation doit aboutir à un jugement sur l'efficacité d'une action et non à la simple vérification du respect de normes administratives ou techniques.

Les objectifs de l'évaluation sont d'améliorer la qualité, de mettre en œuvre des actions correctrices basées sur le recueil de l'information, le repérage des fonctionnements et dysfonctionnements, ainsi que l'interprétation et la recherche des causes des problèmes.

 

Publié dans MANAGEMENT PREMIERE

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